9 Tips om meer werk te verzetten in minder tijd

Wie zijn taken goed ordent en zich niet laat afleiden, werkt sneller én heeft meer tijd over voor andere dingen buiten werk.

Er zijn veel instellingen die cursussen timemanagement aanbieden. Voor iedereen nuttig om een keer te volgen, want ondanks dat we denken dat we onze tijd goed kunnen managen, komen we toch altijd uren tekort in onze werkdag.

Kris Vermaas is zelfstandig trainer bij opleider TIJDwinst en daarnaast ondernemer. Tijdens de training timemanagement geeft hij een overzicht van concrete veranderingen die je kunt doorvoeren in je zakelijke leven om meer rust en overzicht te creëren. ‘Maar niet om méér werk te gaan doen, want dat is niet het doel van timemanagement. Het is juist de bedoeling dat je georganiseerd kunt werken en erna nog energie over hebt voor andere dingen.’

‘We hebben 60.000 gedachtes per dag’, vertelt Vermaas. ‘Daarvan zijn er maar 5.000 nieuw, de rest is herhaling van oude gedachtes. Ons brein is niet gebouwd om aan dingen te denken, maar om over dingen te denken. Dat houdt in dat we to-do’s niet in ons hoofd moeten opslaan, maar een plek moeten geven waar we het kunnen terugvinden. Wil je productiever zijn? Ga dan vooral niet multitasken, want dat kunnen mensen helemaal niet.

Vermaas bespreekt negen punten om onze efficiency te verbeteren en de ‘drukte’ uit ons hoofd te krijgen, gebaseerd op managementtheorieën van onder andere Stephen Covey en David Allen:

1. Zorg dat je niet constant afgeleid wordt

‘De Nieuw-Zeelandse psycholoog Glenn Wilson onderzocht dat als we werken in een omgeving waar we constant gestoord worden, ons IQ daalt met 7 tot 10 punten. Je hebt bovendien tien minuten nodig om weer in je focus te komen als je eenmaal bent afgeleid. Bedenk je dus wat de beste locatie is voor je werk die dag. Dit kan thuis zijn of juist op kantoor, afhankelijk van de taken die je die dag hebt. Deel je dag zó in dat je de taken waarbij je concentratie nodig hebt inplant op het moment dat je veel energie hebt. Voor sommigen is dit in de ochtend, voor anderen juist aan het einde van de middag. Plan je dag ook haalbaar in, dus grote taken moet je niet op een to-do-lijstje zetten, maar blokken in je agenda. Zo zie je veel sneller wat je allemaal kunt doen op een dag.’

2. Maak onderscheid tussen dringend en belangrijk

‘Dringende zaken zijn niet altijd belangrijk, en andersom. Het verschil zit ‘m in de tijdsdruk. Iets dat dringend is moet meteen afgehandeld worden, iets dat belangrijk is kan ook later. Een taak kan zowel dringend als belangrijk zijn, maar vaak gaan we hier de mist in. Soms is iets dringend én belangrijk voor iemand anders als hij aan je bureau komt staan, maar dan hoeft het nog niet belangrijk te zijn voor jou. Dat betekent dus niet dat je er op dat moment iets mee moet doen en je focus daarmee verstoort. Stel jezelf ook de volgende vragen voor je zelf iemand stoort:

• What’s the issue?
• What’s the impact?
• What have I done? (Zo voorkom je dubbel werk)
• What will I ask? (Wees duidelijk en concreet in je verzoek)

Spreek met je collega’s af hoe je over dit soort dingen communiceert, want het werkt alleen als iedereen zich eraan houdt. Bijvoorbeeld: heb je een belangrijke én dringende vraag? Dan bel je je collega (als hij niet op kantoor is). Lukt dat niet, dan stuur je een sms. Het voordeel daarvan is dat het vrij bijzonder is om te sms’en tegenwoordig en het daarom meer op zal vallen. Belangrijke zaken lopen verder via de mail. Dingen die je met een collega moet bespreken, zet je op een lijstje en bespreek je één keer per week met elkaar tijdens een één-op-één vergadering.’

3. Overzicht creëren door prioriteiten stellen

‘Mensen houden van dingen afronden. We willen geen losse eindjes, vooral niet in onze mail. Als je iets kunt afvinken van je lijstje of in je mail, dan maakt ons lichaam een shot endorfine aan en daardoor voelen we ons goed. Daarom zijn mensen zo gek op lijstjes maken, zodat we de taken kunnen afvinken wanneer ze klaar zijn. Schrijf taken op die nog niet afgerond zijn altijd op, zodat het uit je hoofd gaat. Anders denk je vijf keer per dag aan die mail die je niet mag vergeten te versturen.’

4. Pak uitstelgedrag aan met slimme lijsten

‘We zijn geneigd om lijstjes te maken, en nog meer lijstjes. En daar schrijven we álle dingen op die we moeten doen, terwijl die taken niet geordend worden op grootte en benodigde tijd. Het boeken van een wereldreis is een project, bestaande uit meerdere taken zoals researchen, vliegticket en hotel boeken, controleren of je inentingen nodig hebt, enz. Dat past niet op het lijstje onder ‘computer opschonen’. Maak een aparte lijst voor je projecten, naast je kleinere to-do’s. Schrijf er ook achter hoeveel tijd je inschat hiervoor nodig te hebben, zodat je het gemakkelijker in je agenda kunt inplannen. De projecten moet je opdelen in kleinere acties, zodat je het niet gaat uitstellen omdat het zoveel werk is.’

5. Kies een goed systeem

‘Je hebt dus een agenda nodig, een to-do lijst, een lijst met projecten en een één-op-één lijst voor je gesprekken met collega’s. Kies een systeem dat hierbij past, zoals Outlook of Todoist. Op je lijst met to-do’s staan alleen taken die minder dan 30 minuten tijd kosten, anders moet je het inplannen in je agenda. In Outlook kun je je agendapunten op ‘alleen ik’ zetten, waardoor je collega’s niet zien wat je aan het doen bent. Dit kan handig zijn als je informatie over collega’s in je notities van het agendapunt zet. Je kunt ook een takenlijst instellen in Outlook die onder je agenda komt te staan en per dag aangeeft welke to-do’s je hebt. Krijg je ze niet allemaal afgevinkt? Dan schuift de rest automatisch door naar morgen. Maar laat ze niet te vaak doorschuiven, want dat is deprimerend voor jezelf.’

6. Verzamel je nieuwe werk op minder plekken

‘Bedenk hoe jij nieuwe informatie binnenkrijgt en waar je het opslaat. Het zijn geheid meer plekken dan je nu denkt. Tel maar na: we krijgen appjes, mailtjes, telefoontjes, voicemails, sms’jes, berichten via verschillende social media kanalen, worden aangesproken op de gang en hebben waarschijnlijk ook nog één of meerdere werktools. Waar sla je al die informatie op? Hoeveel notitieblokken gebruik je en hoeveel agenda’s? Probeer je alles te onthouden of schrijf je het allemaal op? Het gemiddelde aantal verzamelplekken van nieuwe informatie ligt tussen de 30-40. En dat moet je allemaal bijhouden! Probeer dus te kijken of je dingen kunt samenvoegen, zodat je minder plekken hoeft te checken elke dag. Zorg ook dat je je apparaten met elkaar synct, zodat je overal toegang hebt. Fysieke opbergdingen (papieren) leg je in een postvak op je bureau.’

7. Creëer je mailbox zero

‘Probeer aan het einde van de dag geen mail meer in je inbox te hebben. Bedenk je dat je niet direct inhoudelijk hoeft te antwoorden op elke mail. Je mag ook terugmailen dat je de mail ontvangen hebt en binnen twee dagen zal reageren. Doe dat alleen bij dingen die meer tijd kosten, bijvoorbeeld als je cijfers moet opvragen of iets uit moet zoeken. Plan daarvoor ook tijd in in je agenda. De overige mail mag je opdelen in:

• Niet relevant (nieuwsbrieven, advertenties). Weggooien.
• Bewaren. Stop het in je archief.
• No-brainer (dingen die je binnen twee minuten kunt doen). Meteen doen.
• Denkwerk. Inplannen in je agenda en takenlijst.’

8. Ga slim om met je mailbox

‘Controleer je mailbox een vast aantal keer per dag, bijvoorbeeld aan het begin en aan het einde. Doe het vooral niet de hele dag door, want dat is een enorme stoorzender. Start je dag nooit met het opstarten van je mail, want dan raak je meteen gestrest van het aanzicht van al die mail. Beter is om te starten met je agenda, zodat je een overzicht hebt van wat je die dag allemaal moet doen. Je weet dat je al die mailtjes gaat verwerken, dus laat dat los. Zet je notificaties uit als je geconcentreerd aan het werk bent, zodat je niet opkijkt bij elke ‘pling!’.’

9. Begin je dag met overzicht

‘Bekijk aan het einde van elke dag wat je de volgende dag op je agenda hebt staan. Zo start je ook voorbereid aan de volgende ochtend. Plan elke dag tien minuten in voor onderhoud van je schema en nog een uur per week voor reflectie. Wat staat er nog op de planning en loopt alles zoals je wil? Sta stil bij de dingen die goed gingen en die zijn afgerond, dan ga je met een goed gevoel het weekend in.’

Heb je een tip gezien die jij graag wil opvolgen? ‘Houd er dan rekening mee dat uit onderzoek blijkt dat het 21 dagen duurt voordat je een nieuwe gewoonte hebt aangeleerd. In het begin moet je je dus constant bewust zijn van de verandering die je aanbrengt, na die 21 dagen gaat het automatisch.’

Dit artikel is te lezen op MT.nl/Management.